El PGD es la hoja de ruta para la gestión de documentos en una organización que Define cómo se manejarán los documentos a lo largo del tiempo, Detalla el tratamiento y la organización de los documentos, Establece las pautas para el uso y la preservación de la documentación y Proporciona un sistema para ordenar la información y mejorar el acceso.
Para su efectividad, el PGD requiere aprobación oficial, publicación, implementación y supervisión contante